Waardescenario’s van Process Mining – deel 1

0.Process Mining value cases

Nu u weet wat Process Mining is, laat ons bekijken hoe (nog) meer waarde genereren door middel van deze veelbelovende technologie. Dit eerste deel van de blog gaat voornamelijk over waardescenario’s die betrekking hebben op de discipline “process discovery”, alsook enkele cases die handelen over procesverbetering.

Verken de échte processen snel en nauwkeurig

Stel u voor dat – om welke reden hieronder opgesomd – u wil weten hoe uw huidige bedrijfsprocessen er écht uitzien; eerder dan ze te veronderstellen. Aangezien event logs afkomstig zijn van activiteiten en transacties die werkelijk hebben plaatsgevonden, zijn procesdiagrammen die gereconstrueerd zijn d.m.v. Process Mining heel betrouwbaar; want ze zijn een weergave van hoe ze reëel verlopen zijn. Bovendien is het procesmodelleren dan sneller en efficiënter.

Process Mining software maakt het mogelijk om verschillende soorten procesmodellen te produceren uit event logs, incl. BPMN1.Disco process map modellen, EPC‘s, Petri Nets, etc. Sommige software (zoals ProM) biedt u zelfs de mogelijkheid om BPMN diagrammen te exporteren als XML-bestanden, zodat die eventueel kunnen worden gebruikt voor andere doeleinden in andere softwaretoepassingen. De afbeelding rechts illustreert een diagram afkomstig uit de “Fuzzy miner” van de Process Mining applicatie Disco (Fluxicon).

De juiste investeringen (in automatisering)

Er wordt té dikwijls geïnvesteerd in bedrijfsbrede automatiseringsprojecten (zoals ERP, CRM, SCM of gelijkaardige implementaties), zonder voldoende kennis van de eigen ‘as-is’ bedrijfsprocessen. Dit is niet alleen een verspilling van investeringsgeld, maar het heeft ook een negatieve impact op toekomstige activiteiten van de organisatie, met mindere efficiëntie of lagere klanttevredenheid tot gevolg. Zoals toegelicht in de blog van 16 april 2015 (§ “Bezin voor je automatiseert”), zal het automatiseren van niet optimale processen uw organisatie niet vooruit helpen, integendeel.

Dat een degelijke kennis van de bedrijfsprocessen een critische succesfactor is voor projecten zoals ERP-implementaties en dergelijke, is niet nieuw.

Kan u zich voorstellen hoeveel een organisatie kan besparen door voldoende deas-is’ processen te kennen vooraleer te beslissen om te investeren in dure en omslachtige automatiseringsprojecten?

Lagere software onderhoudskosten

Een gelijkaardige, eveneens veel voorkomende, vaststelling is dat (toekomstige) gebruikers van bedrijfsbrede software vaak dure aanpassingen vereisen voor activiteiten die eigenlijk vrij uitzonderlijk plaats vinden, zeg maar voor zelden gebruikte procesvarianten. Maatwerk aanpassingen aan dergelijke software voor zeer specifieke procesvarianten - die bovendien slechts sporadisch uitgevoerd worden - zijn niet alleen zeer duur bij de investering (bij de implementatie). Het is een kostbare - maar vooral ook terugkerende - last bij elke software migratie, die dikwijls om de zoveel jaar moet plaats vinden, tenminste wanneer u op verdere ondersteuning wil rekenen van de software leverancier.

2.Variants spread

Kan u zich inbeelden hoeveel waarde een organisatie op lange termijn kan besparen door dergelijke waarde verminderende aanpassingen te voorkomen?

Bovenstaand grafiek toont hoe u in Disco het aantal procesinstanties (of cases) kan zien voor de respectievelijke procesvarianten. Zo kan je in dit geval lezen dat 5 (van de 116!) varianten 80% van de procesinstanties vertegenwoordigen. Een schoolvoorbeeld van het Pareto princi3.Variants spread 3pe

Het beeld hieronder illustreert een gelijkaardig grafiek, waarbij het aantal cases expliciet vermeld wordt voor elke procesvariant. Het is eigenlijk dezelfde histogram als vorige, maar 90° in wijzerszin gedraaid en zonder de cumulatieve waarden.

U kan raden voor welke procesvarianten aanpassingen aan de software zin heeft. Een ervaren Business Process Expert zal de reflex hebben om na te gaan waarom er zoveel varianten zijn die afwijken van variant 1 dat zowat de helft (713 proces instanties) vertegenwoordigt. Het is ook diens taak om te evalueren welke varianten economisch verantwoord zijn.

Slimmere integratie bij fusies & overnames

Stel u voor dat uw bedrijf fuseert of een andere overneemt. Aangezien het motief bij fusies & overnames meestal schaalvoordelen inhouden, betekent dit eigenlijk dat beide organisaties moeten convergeren om op dezelfde manier te gaan werken. Daarom worden de bedrijfsprocessen van beide organisaties best optimaal op elkaar afgestemd.

Zou het dan niet waardevol en gemakkelijker zijn om te weten hoe beide organisaties écht werken? M.a.w. hun echte ‘as-is’ bedrijfsprocessen kennen, zodat beide hun activiteiten aligneren op gemeenschappelijke best-practices?

Verlaag de variabiliteit en standardiseer de processen

De identificatie van procesvarianten is niet alleen nuttig bij de implementatie van bedrijfsbrede software applicaties of andere organisatorische projecten. Het helpt ook bij continue (proces)verbeteringsactiviteiten. Process professionals weten al te goed hoe variabiliteit de proces performantie negatief impacteert. We onderscheiden hieronder 2 verschillende types variabiliteit waar Process Mining kan helpen om ze in kaart te brengen.

Variabiliteit in de ‘flow’ (proces doorlooptijd)

Lean professionals zullen ongetwijfeld het belang van doorstroming – ook (lean) flow genoemd – binnen een proces beamen. Dit betekent eigenlijk dat de doorlooptijd van een proces zo kort als mogelijk moet zijn. Onderstaand beeld illustreert hoe Disco de spreiding in doorlooptijden weergeeft voor talrijke proces instanties van een event log; dit, dankzij de functionaliteit ‘case duration’. In dit geval zijn 31% van de procesuitvoeringen in een periode van 2 dagen en 19 uren verlopen, terwijl de langst durende proces instantie maar liefst 278 dagen nodig had.

4.Throughput time 31 percent of casesDit is vanzelfsprekend heel waardevolle informatie voor de procesbeheerder die zodoende over een uitstekende opportuniteit beschikt om de oorzaken uit te zoeken van die vrij grote spreiding.

Zoals we verder zullen zien, biedt Process Mining ook de mogelijkheid om te bepalen waar precies in het proces – dus ter hoogte van welke activiteit(en) – de voornaamste tijdsverliezen optreden. Wat uiteraard helpt om de grondoorzaken van die variaties bloot te leggen.

Variabiliteit in proces input of process triggering

Vertragingen in een proces kennen is één zaak. De variabiliteit van wat het proces triggert, of van de proces input, is op zijn minst even waardevol om te kennen. De volgende afbeelding is een zogenaamde “dotted chart” verkregen uit ProM. 5.Aligned 1st eventsHet geeft de aankomst weer van vergunningsaanvragen in een gemeentelijke administratie. In dit voorbeeld verloopt het binnenkomen van nieuwe aanvragen – voorgesteld door blauwe punten – vrij gelijkmatig. Wanneer de input echter onregelmatiger verloopt, is het waardevol om de patronen van variabiliteit te identificeren, om zodoende hun oorzaak te achterhalen; en eventueel maatregelen te nemen om die variabiliteit weg te werken.

Mis het tweede deel van deze blog niet over waardescenario’s van process mining. Dit zal verder over procesverbetering gaan, maar het zal ook het belang van process mining toelichten voor conformance checking. Om u te vergewissen dit tweede deel – alsook overige toekomstige 2-wekelijkse blogs over procesoptimalisatie – niet te missen, kan u zich best inschrijven via het vak “Blijf op de hoogte” rechts van deze pagina.

P.S.: Aarzel dan niet om ze te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!