Trek Flow door jouw organisatie

Pull

Nu je weet waar Flow over gaat, kunnen we een kijkje nemen naar Lean’s 4de fundamentele principe, genaamd Pull. Eigenlijk zou een nog betere titel voor deze blog zijn ‘laat de Flow doorheen je organisatie trekken'; aangezien Pull betekent dat jouw bedrijfsactiviteiten zouden moeten stromen volgens de vraag van je klanten. Want Pull betekent dat je enkel moet verwerken wat door jouw klanten gevraagd werd; dus wat werkelijk besteld werd.

Pull & Flow: Lean’s Yin en Yang?

Pull-Flow yin & yangPull en Flow gaan hand in hand en streven naar hetzelfde hoofddoel: een efficiënte en wendbare organisatie. Zoals Yin en Yang, zijn ze synergisch en onafscheidelijk. Een efficiënte Flow doorheen je organisatie is eigenlijk het gevolg of het resultaat van Pull: er is geen Flow als er geen Pull door de klanten is. Terwijl Flow focust op het verwijderen van elk obstakel om de doorstroomtijden (zoals de totale doorlooptijd tussen een bestelling en de respectievelijke levering) te minimaliseren, verdrijft Pull de overproductie. Of anders gezegd: dankzij Flow elimineer je tijdgerelateerde verspillingen; terwijl Pull helpt om meer kwantitatieve verspillingen – zoals overbodige voorraden, work-in-process, enz. – tegen te gaan.

Pull voor alle organisaties?

Het antwoord is eerder “ja, maar…“. De mate van bevestiging, en dus de mate van Pull, hangt natuurlijk af van de aard van jouw activiteiten, meer bepaald de bedrijfsactiviteiten en de markt waarin je actief bent. Wat op zijn beurt de procestypes bepaalt van jouw organisatie. Als je zeer klantspecifieke – lees op maat gemaakte – producten of diensten levert, zoals make-to-order, build-to-order of engineer-to-order, dan is het antwoord volmondig “ja”.  Zo zullen de meeste architectenbureaus niet starten met het leveren van plannen en schema’s, het resultaat van hun ontwerp- en studiewerk, zolang er geen concrete opdracht is. Dit is duidelijk 100% Pull.

Aan de andere kant, als je massaproducten levert zoals Fast Moving Consumer Goods (FMCG), of massadiensten – bv. personenvervoer per spoor -, dan zal je natuurlijk niet wachten tot een klant een bestelling plaatst om het goed of de dienst te leveren. In zo’n geval zal je de vraag moeten voorspellen om jouw processen te plannen en te optimaliseren. Maar zelfs dan, ben je beter af door de Pull principes toe te passen. In dit geval zal de mate van Pull lager zijn, maar het zou niet mogen ontbreken. Niettegenstaande je in zo’n geval één of meer ontkoppelpunt(en) moeten voorzien, zal het toepassen van Pull jouw organisatie ertoe aanzetten om voorraden te minimaliseren en dus om de performantie te optimaliseren. Volgende paragrafen lichten dit meer in detail toe.

Pull en Proces types

Zoals onderstaande figuur illustreert, onderscheiden Slack, Chamber & Johnston volgende procestypes; volgens de ene as de variëteit en het verwerkte volume (van product of dienst), volgens de andere as de continuïteit en de diversiteit van het proces:

Process types

Project processen en professionele diensten worden van nature uit ‘getrokken’, gegeven hun hoge specificiteit, of uniciteit. Terwijl continue processen en massadiensten gekenmerkt worden door een zeer lage – of zelfs geen – personalisering, en dus verre van ‘getrokken’. Het is duidelijk voor deze massaprocessen dat het toepassen van de Pull principes het meest gunstige zal zijn; of anders gezegd, waar Pull de meeste ruimte voor verbetering biedt. Bicheno & Holweg illustreren expliciet de relatie tussen dit soort procestypes en de push-pull boundary:

Push Pull boundary

En dit brengt ons bij het volgende onderwerp: ontkoppelpunten binnen een proces of een supply chain.

Ontkoppelpunten en Pull

Wat is een Ontkoppelpunt?

Een OntkoppelPunt (OP) duidt aan hoe ver een klantbestelling doordringt in een organisatie, een proces of een supply chain. Anders gezegd, het duidt aan waar je best een voorraad voorziet om aan klanteneisen te voldoen. Inderdaad, doorlooptijden zullen o.a. afhangen van hoeveel voorraden er zijn, en hun respectievelijke locatie in het proces of de supply chain. Een FMCG, zoals tandpasta, beschikbaar in een (fysieke) supermarkt – bij definitie een lokale voorraad van een eindproduct – maakt een snelle levering voor de klant mogelijk. Hij/zij kan het van het rek halen om aan zijn/haar behoefte te voldoen. Het bijhouden van grote hoeveelheden eindproducten in lokale voorraden kan zeer kostelijk zijn wanneer er vele verkooppunten zijn; bv. 10 stuks van een product bijhouden in een winkelketen met 500 winkels betekent 5.000 stuks in voorraad. Wanneer deze producten bovendien nog varianten hebben – zoals verschillende maten en/of kleuren -, kan het aantal artikels dat in stock wordt gehouden explosief toenemen; wat leidt tot zeer hoge voorraadkosten. Aan de andere kant, als het product “niet in voorraad” is, mist de winkel niet alleen verkoopopportuniteiten, maar eventueel ook imagoschade omdat klanten teleurgesteld voor een lege rek staan. Je begrijpt ongetwijfeld hoe onrealistisch het zou zijn voor autobedrijven om hun wagens in elke mogelijke combinatie – inclusief de talrijke opties -, op het moment van de aankoopbeslissing door klanten te kunnen leveren.

Het belang van de plaats van een Ontkoppelpunt

Een belangrijk aspect van de plaats van een Ontkoppelpunt is het feit dat activiteiten stroomafwaarts (dus rechts van) het OP, Pull gedreven zijn, terwijl de activiteiten stroomopwaarts (of links van) het OP, voorraad gedreven zijn; dus planning en voorspelling gedreven. Je zal begrijpen dat hoe meer stroomafwaarts het OP is in het proces of de supply chain (zoals DP1 in onderstaande illustratie), hoe hoger de responsiviteit naar klanten zal zijn en dus hoe korter de levertermijn voor de klant zal zijn; zoals dit het geval is voor FMCG’s die beschikbaar zijn van lokale voorraden (bv. in een supermarkt). Maar hoe hoger dan de voorraadkosten zullen zijn. Terwijl hoe meer stroomopwaarts het OP zich bevindt (zoals DP5 in het diagram), hoe hoger de levertermijn zal zijn; hoewel de voorraadkost dan normaal gezien lager is. Inderdaad, niet enkel omdat een voorraad grondstoffen goedkoper is dan een voorraad van meer waardevolle afgewerkte producten; maar ook omdat je grotere voorraadhoeveelheden nodig hebt. Zeker wanneer je met meer gediversifieerde producten te maken hebt, dus producten die uit meerdere varianten bestaan.

We kunnen besluiten dat voor goederen die eerder goedkoop zijn (om in stock te houden), voor welke de klanten (bijna) onmiddellijke beschikbaarheid verwachten en van welke het verkoopvolume eerder gemakkelijk voorspeld kan worden, het OP zo veel mogelijk stroomafwaarts moet zijn, zoals DP1. Voor duurdere producten, of die waarvoor de markt geen snelle leveringen verwacht, of voor welke het verkoopvolume moeilijker te voorspellen valt, overweeg je beter het OP meer stroomopwaarts te plaatsen (zoals DP5).

Hoeveel Ontkoppelpunten?

Gegeven de spanning tussen de voorraadkost aan de ene kant, en hun voordelig effect op het verkorten van de levertermijn aan de andere kant, kan het bepalen van het optimale aantal ontkoppelpunten en respectievelijke voorraden een uitdagende evenwichtsoefening zijn. Hoe meer processtappen of hoe complexer het proces of de supply chain is, hoe meer ontkoppelpunten je zal moeten voorzien. Verwijzend naar bovenstaande paragrafen, merk op dat een organisatie die omgaat met build-to-order of engineer-to-order processen doorgaans geen enkel ontkoppelpunt heeft. Inderdaad, de enige voorraad dat een architectenbureau zal hebben is papier en inkt voor het produceren van haar plannen; die trouwens inmiddels al veelal vervangen zijn door elektronische versies.

Enkele Pull effecten

Kanban, JIT

Hoewel ik eerder al Kanban en JIT (Just-in-Time) heb vernoemd als resultaten van het Flow principe, zijn ze inderdaad ook het gevolg van Pull. In bijzonder Kanban, waarvan één van de hoofddoelen is om het “work-in-process” te beperken. Organisaties die Kanban toepassen zullen zeker nooit dingen verwerken die nog niet besteld zijn. En hetzelfde kan gezegd worden van JIT: het streeft naar de levering op de geplande – mogelijks beloofde – leverdatum, en zo zal JIT de opwaartse stroom (of processtappen) ‘trekken’ doorheen de organisatie.

Vendor-Managed Inventory (VMI)

Waar Kanban een mooi voorbeeld is van Pull op het proces- of op organisatie niveau, is Vendor-Managed Inventory hét voorbeeld van Pull bij uitstek in de supply chain.

Waarom is VMI een Pull-gebaseerde techniek?

Stel je een leverancier voor van een FMCG, zoals tandpasta die verkocht wordt in grote supermarkt ketens. VMI betekent dat de winkelketen de leverancier zo accuraat mogelijk informeert over de verkochte artikels. Op deze manier kent de leverancier vrij snel – idealiter in (bijna) real-time – de hoeveelheid van beschikbaar product in de vele verkooppunten. Dit helpt om het bullwhip effect, uitgelegd in deze vorige blog, te verminderen; en het draagt dus bij tot een verbetering van de volledige supply chain, door voorraden te beperken.

Hoe het IoT (Internet of Things) Pull kan zal helpen

Internet of thingsWanneer je het VMI principe nog verder doortrekt, bedenk dan hoe het Internet of Things het mogelijk zal maken om producten en voorraden nog beter te traceren en dus op te volgen voor optimalisatie doeleinden; zeg maar om het Pull effect nog te verbeteren. In een supply chain zal het Internet of Things bijzonder interessant zijn voor producten die nu bv. nog niet geregistreerd (kunnen) worden aan een kassa, in tegenstelling tot de tandpasta in bovenstaand voorbeeld.

Stel je voor dat je leverancier bent van bakstenen, en je wenst de huidige hoeveelheden palletten te volgen die nog beschikbaar zijn op de talrijke bouwwerven van al jouw klanten. Dan kan een (geo-) sensor op elke pallet, die aangeeft wanneer de metser een nieuw pallet opent – bijvoorbeeld wanneer hij de plastieken verpakking van de pallet verwijdert – zeker helpen om te volgen wanneer nieuwe palletten geleverd moeten worden in (quasi) real-time. En op die manier zal het helpen om onnodige grote voorraden aan bakstenen op de vele bouwwerven te voorkomen, die bovendien het risico lopen om gestolen te worden. In welk geval je via de geo-sensor kan nagaan dat een pallet van de werf werd ontnomen, en mogelijks zelfs kan volgen waar het naartoe is.

Hoe heb jij Pull in jouw organisatie toegepast tot nu toe? Deel jouw ervaring via het vak ‘Reacties’ onder deze blog “Trek Flow door jouw organisatie” en ontvang het meest complete e-book (van +/-700 bladzijden) dat er bestaat over Operational Management, vol heel waardevolle inzichten, didactisch materiaal en talrijke voorbeelden die zeker zullen helpen om jouw operationele activiteiten verder te verbeteren.

P.S.: Als je deze informatie nuttig vond, aarzel dan niet om ze te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!