Procesverkenning aan de hand van SIPOC

 

BannerEén van de eerste uitdagingen wanneer je start met BPM, of met bedrijfsproces architectuur, is uitzoeken welke bedrijfsprocessen er doorlopen worden in jouw organisatie; zodat je ze kan modelleren – en verbeteren.

Dat is waarom we dit Procesverkenning noemen. Kortgeleden raadde ik het gebruik van SIPOC aan bij één van mijn klanten om hun processen te identificeren; en met groot succes.

De eenvoud en het gebruiksgemak van SIPOC

Aangezien het misschien de eerste keer is dat je van deze vreemd klinkende uitdrukking hoort, zal ik jou eerst uitleggen waar SIPOC over gaat. Het is eigenlijk niets meer dan een acroniem voor de volgende 5 woorden :

  • Supplier (Leverancier)
  • Input (Invoer)
  • Process (Proces)
  • Output (Uitkomst)
  • Customer (Klant)

Als je er nog nooit eerder over gehoord hebt, dan stel je je wellicht de vraag “en dan?”

Waarom deze 5 woorden?

Elk bedrijfsproces – zelfs eender welke taak binnen een proces – heeft op z’n minst input (invoer) en minstens 1 output (uitkomst).  Deze zijn niet noodzakelijk tastbare of fysieke producten. Inderdaad, dat kunnen zelfs – papieren of digitale – documenten zijn, bv. informatie of data, enz. En het zijn zeker ook niet altijd eindproducten; het kunnen ook tussenproducten – zoals bv. halffabrikaten – zijn.

Dit betekent dat iemand – een persoon, een team, een extern bedrijf, of een stroomopwaarts bedrijfsproces – de invoer levert, wat we de leverancier noemen.

Aan de andere kant zal iemand de proces output(s) gebruiken; indien dit niet het geval is, dan heeft het proces geen reden van bestaan en is het pure “verspilling“.

Je begint wellicht de voordelen van het S-I-P-O-C acroniem te begrijpen… Het helpt om voor eender welk bedrijfsproces – ongeacht het niveau van abstractie, zelfs voor een simpele taak van een proces – de 4 types van artefacten rond (stroomopwaarts en stroomafwaarts) het proces of rond de taak te verkennen.

De kracht van SIPOC

Het grote voordeel van SIPOC is dat door alle elementen rond een bepaald bedrijfsproces te identificeren, je gemakkelijk de relatie van dit proces met andere bedrijfsprocessen zal verkennen, dankzij de in- en outputs, alsook de leveranciers en klanten.

Of zelfs nog beter: het kennen van slechts 1 product (een in- of output) zal je helpen om alle bedrijfsprocessen en taken van jouw bedrijf te identificeren of te verkennen.

Voorbeeld van Procesverkenning a.h.v. SIPOC

Veronderstel dat jouw bedrijf auto’s herstelt. Er is op z’n minst 1 (finale) Output waar je zeker van bent: herstelde wagens.

Zodoende identificeer je een bedrijfsproces: Herstel wagens“.

Verder denkend a.d.h.v. de SIPOC elementen, identificeer je enkele Inputs: om een wagen te herstellen, heb je vanzelfsprekend een defecte wagen nodig, en meestal ook reserve onderdelen.

Nu kijk je naar de leveranciers of Suppliers van deze inputs.  Je stelt vast dat de reserveonderdelen worden geleverd door de OEM of leverancier van reserve onderdelen; terwijl de defecte wagen wordt aangeleverd door de eigenaar of door de bestuurder ervan.

Vervolgens probeer je uit te zoeken welke klant(en) er kunnen overeenkomen met de Output(s) , en je ontdekt dat de klant voor de herstelde wagen de bestuurder is. Merk op dat de bestuurder zowel leverancier als klant is en dit eerder toevallig alsook uitzonderlijk is.

Als we nog meer in de diepte reflecteren, dan stel je vast dat je ook instructies nodig hebt als Input.

En dat de Supplier (leverancier) van deze instructies de autofabrikant is.

Wanneer je de stroomafwaartse kant van het proces verder analyseert, stel je vast dat voor het herstellen van wagens je ook een andere Output hebt: onder andere de versleten onderdelen die je moet vervangen door nieuwe. En uiteindelijk, identificeer je de overeenkomstige Customer (klant) van deze output, namelijk de afval recycler.

Sipoc_Waste

Nu de SIPOC voor het proces van “herstel wagens” bijna volledig lijkt te zijn, wil je de stroomopwaartse en-afwaartse bedrijfsprocessen gaan identificeren. En dat geeft het volgende (BPMN) procesdiagram, die deze stroomopwaartse en -afwaartse processen illustreert.

Inderdaad, eens jouw klant zijn herstelde wagen heeft opgehaald, moet je hem/haar factureren - tenminste als je wilt betaald worden voor het herstel. En dit wordt gevolgd door een proces “Debiteuren beheer” (Accounts Receivable).

Voor het recyclagebedrijf dat het afval verzamelt, zal je moeten betalen, wat betekent dat je een proces “Crediteuren beheer” (Accounts Payable) zal hebben dat volgt op de inzameling van het afval.

Zoals je ziet, eens je de SIPOC elementen hebt geïdentificeerd, is het redelijk gemakkelijk om ook de andere bedrijfsprocessen in kaart te brengen, ofschoon deze jouw eigen (interne) processen zijn, ofschoon de processen van jouw leverancier(s) of deze van jouw klant(en) zijn.

Heb jij het SIPOC concept al eens gebruikt? Deel gerust jouw ervaring en hoe je dit hebt toegepast, via het vak “Reacties” hieronder.

P.S.: Als je deze informatie nuttig vond, aarzel dan niet om ze te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!