Maintenant que vous savez ce qu’est le Process Mining, voyons comment vous pourriez générer davantage de valeur grâce à cette technologie prometteuse, issue de la science des données. Cette première partie du blog concerne les scénarios de valeur basés sur la discipline “process discovery“, ainsi que quelques scénarios au sujet de l’amélioration des processus.
Explorez vos réels processus rapidement
Imaginez que - pour une des raisons énumérées ci-dessous - vous voulez savoir comment vos processus actuels se déroulent vraiment; plutôt que de les supposer. Puisque les ‘event logs’ proviennent d’activités et de transactions ayant eu lieu, les modèles de processus obtenus via le Process Mining reflètent davantage la réalité. En outre, une fois que vous avez accès aux Event Logs pertinents, la modélisation des processus est bien plus rapide et efficiente.
Un logiciel de Process Mining permet de générer différents types de modèles de processus à partier des Event Logs: modèles BPMN, diagrammes EPC, Petri Net, etc. Certaines applications (comme PROM) permettent même d’exporter des diagrammes BPMN sous forme de fichiers XML, qui peuvent être ensuite utilisés à d’autres fins dans d’autres logiciels. L’image ci à droite est un diagramme issu de l’algoritme “Fuzzy miner” du logiciel Disco (Fluxicon).
Investissements en informatique fondés
D’importants investissements dans des projets d’implémentation de progiciels – du type ERP, CRM, SCM, etc. – représentent trop souvent une perte de valeur dû au fait que les processus ‘as-is’ sont méconnus. Ceci ne conduit pas seulement à un gaspillage d’argent lors de l’investissement, mais pire encore: cette méconnaissance a un impact négatif sur les activités futures de l’entreprise, avec comme résultat une efficience inférieure et une insatisfaction de la clientèle. Comme expliqué dans le blog du 16 Avril 2015 (en particulier, le § “Réfléchir avant d’automatise”), une automatisation de processus non optimaux n’aidera en aucun cas à optimiser la performance de votre organisation; bien au contraire.
La compréhension profonde des processus d’entreprise est clairement un facteur critique de succès pour toute implémentation de progiciel du type ERP ou similaire.
Pouvez-vous imaginer combien de valeur une entreprise peut économiser en connaissant ses véritables processus en profondeur avant de décider d’investir dans un projet d’automatisation coûteux et lourd à implémenter?
Coûts inférieurs de maintenance de logiciels
Une observation similaire est que les (futurs) utilisateurs de progiciels exigent trop souvent des personnalisations coûteuses pour des activités qui sont en fait plutôt exceptionnelles; notamment pour des variantes de processus rarement parcourues. La personnalisation de tels progiciels pour des variantes de processus très spécifiques - qui ne sont exécutés que de temps à autre - est non seulement très coûteuse lors de l’implémentation. Ces customisations sont surtout chères lors des migrations ultérieures - qui sont en plus récurrentes lorsqu’on désire compter sur le soutien durable du fournisseur de logiciel. Ce blog confirme bien cette expérience coûteuse de logiciels customisés.
Pouvez-vous estimer combien d’argent une organisation peut économiser à long terme en évitant de telles personnalisations coûteuses?
Le graphique ci-dessus illustre comment Disco reflète le nombre d’instances de processus pour chaque variante. Il révèle que 5 des 116 (!) variantes de processus représentent de manière cumulative 80% des cas (instances de processus). Un bel exemple du principe de Pareto…
L‘image ci-dessous illustre un constat similaire, plus explicitement combien de cas il y a pour chaque variante de processus. Il s’agit en fait quasiment du même histogramme que le précédent, mais pivoté de 90 ° dans le sens horaire
.
Devinez pour quelles variantes il est judicieux de personnaliser le logiciel. Un expert en processus expérimenté aura le réflexe d’analyser pourquoi toutes ces variantes diffèrent du processus principal (variante 1), qui représente la moitié des cas. Cet expert devrait également évaluer si le coût de maintenance du logiciel pour d’autres variantes est économiquement justifiable.
Intégration intelligente lors de fusions et d’acquisitions
Imaginez que votre entreprise acquiert - ou fusionne avec - une autre. Le principal motif d’une fusion ou d’une acquisition étant une économie d’échelle, ceci signifie que les deux organisations devraient converger leurs méthodes de travail et donc leurs processus.
Ne serait-ce pas utile et bien plus facile de savoir comment les deux organisations travaillent en réalité? Autrement dit de connaître leurs processus “as-is” réels, de sorte à aligner leurs activités?
Diminuer la variabilité et standardiser les processus
Découvrir les variantes de processus n’est non seulement utile pour l’implémentation de progiciels ou d’autres projets organisationnels. Cette connaissance facilite également l’amélioration continue des processus. Les professionnels en gestion de processus savent très bien quelles répercussions négatives toute variabilité peut avoir sur la performance.
Les cas ci-dessous illustrent comment le Process Mining facilite l’identification de 2 types de variabilité.
La variabilité de flux
Les professionnels en Lean connaissent très bien l’importance de «flux» - parfois appelé “Lean Flow” - d’un processus. Ceci signifie en fait que le temps d’exécution d’un processus (throughput time) doit être le plus court que possible.
La copie d’écran ci-dessous illustre comment l’outil d’exploration de processus Disco reflète l’écart en temps d’exécution d’un même processus. Il montre que dans 31% des cas le processus est effectué dans un délai de 2 jours et 19 heures, tandis que le cas le plus long dure plus de 278 jours!
Cette information est précieuse pour le professionnel en gestion de processus qui acquiert ainsi une belle opportunité d’analyse de la cause étant à la base d’un tel écart.
Comme nous le verrons plus tard, ces outils d’exploration de processus permettent aussi d’identifier où précisément (au niveau de quelles activités) les pertes de temps sont occasionnées. Cela permet évidemment de comprendre les causes sous-jacentes à de telles variations.
Variabilité dans le déclenchement du processus
Connaître les retards au sein d’un processus est une chose. Il est cependant tout aussi utile de connaître la variabilité dans le déclenchement d’un processus. L’image ici à gauche est un “graphe à pointillés” (dotted chart) obtenu de PROM, illustrant l’arrivée des demandes de permis d’environnement dans une administration communale. 
Comme on peut le remarquer, le taux d’arrivée des demandes - représenté par les points bleus formant une quasi diagonale - est assez régulier. Dans le cas d’arrivées moins régulières, il serait utile d’identifier les tendances ou patrons de variabilité; afin de comprendre leur origine, et de diminiuer la variabilité des arrivées déclenchant le processus.
Ne manquez pas la deuxième partie de ce blog, qui expliquera davantage de scénarios de valeur du Process Mining. Non seulement d’autres cas d’amélioration de processus, mais également l’utilisation du Process Mining dans le domaine de la conformance (conformance checking).
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