Fin du blog français depuis octobre 2016

Pour des raisons de temps, j'ai cessé de traduire mes articles (blogs) en français. Comme la plupart des lecteurs francophones m'ont indiqué qu'ils liraient volontiers la version anglaise des blogs ultérieurs, je me permets de vous la suggérer. Merci pour votre compréhension!

Haute performance grâce à des processus optimaux

Comme cité dans les blogs précédents, la stratégie d’entreprise aide à réaliser les objectifs stratégiques. A leur tour, ceux-ci sont alimentés par les objectifs d’un processus et les critères de qualité qui aident à déterminer l’output attendu d’un processus. Le schéma ci-dessous montre comment les objectifs d’un processus (ainsi que l’output du processus) contribuent aux objectifs stratégiques et organisationnels plus généraux. Et aussi comment les objectifs processus sont alimentés à leur tour par des objectifs individuels ou d’équipe au niveau opérationnel. L’alignement à 3 niveaux.

Ce blog focalise sur la haute performance du processus même. Cette performance a un impact évident sur les indicateurs clés de performance (KPI) et donc sur la performance de toute l’entreprise.

Principaux types de performance d’un processus

La performance peut prendre plusieurs formes. Voici, les principaux types:

1. Qualité

Le suivi continu des critères de qualité est essentiel pour la satisfaction de la clientèle.  Voir aussi le blog du 19 février 2015 à ce sujet, où l’importance de la “culture processus” envers la qualité du produit – ou service – est expliquée.

2. Coût

Une entreprise fournissant une même qualité, mais à un prix inférieur, crée une plus grande valeur. C’est pourquoi un suivi continu des coûts du processus est également nécessaire, sans compromettre la qualité. Ceci est possible en détectant les “gaspillages” (= l’utilisation de ressources ne créant pas de valeur). La connaissance des principaux coûts des différentes activités aide donc à mieux gérer le processus. Car en focalisant sur l’efficience des activités, on améliore l’efficience du processus et donc de l’organisation dans son ensemble.

3. Temps

En général, au plus vite un processus est effectué, au meilleure la performance sera. Moins de temps d’attente, moins de stock, moins de goulots (bottlenecks),… Ce qui résulte en un output moins onéreux, et bien souvent en une clientèle plus satisfaite. Ceci est d’ailleurs un des principes essentiels du Lean management, qu’on appelle “flow”.

On peut distinguer différents types de temps mesurables au niveau du processus:

  • temps d’exécution des activités respectives (étapes du processus)
  • durée totale de l’exécution du processus, ou d’une série de processus (ou encore le processus “end-to-end”)
  • temps d’attente entre 2 activités, ou temps d’attente avant le démarrage d’une activité spécifique
  • etc.

4. Innovationinnovation

Même s’il paraît moins évident de mesurer la performance en terme d’innovation, elle est au moins aussi importante. Certes dans les secteurs évoluant rapidement comme par exemple celui de la technologie, où l’agilité est décisive. Ainsi, le délai de commercialisation (“time to market”) est un bel exemple. Mais on peut également mesurer le nombre de nouveaux produits / services développés par période de temps ; ou encore le rapport entre le nombre de produits/services finalement commercialisés en fonction du nombre d’idées initiales ou de prototypes. Ceci peut en effet aider la réflexion sur la façon d’améliorer le pourcentage d’idées ou prototypes menant à un produit/service réussi.

5. Environnement

Mesurer l’impact d’un processus sur l’environnement peut également être important. Certes dans une entreprise ayant des activités à impact considérable. Par exemple, les émissions de CO2, en particulier pour certaines processus de production à forte intensité énergétique. La mesure d’une celle émission est aussi une obligation en quelques pays. C’est en effet aussi un avantage commercial (pour son image) quand une organisation peut communiquer qu’elle est neutre en émission de CO2 ; ceci est bien sûr aussi valable pour une société de services. Ou encore quand une société fournissant des produits quasiment 100% recyclables.

 6. Sécurité, santé et hygiène

L’importance d’un personnel motivé et productif va sans dire. Indépendamment des aspects juridiques, ces aspects de performance sont aussi d’importants facteurs de démotivation quand leur score est faible. Et puisqu’un processus n’est jamais optimal si la contribution humaine ne l’est pas non plus, il va de soi qu’il faut aussi traiter ces critères avec soin.

Conseils pratiques et futurs blogs sur la performance de processus

La gestion  de performance des processus étant un élément fondamental du BPM, ce sujet sera abordé bien plus en détail dans de futurs blogs. Voici déjà un avant-goût avec quelques simples principes, facilement applicables.

La valeur ajoutée

Evaluez toutes les activités d’un processus sur leur valeur ajoutée, et catégorisez-les dans un des 3 types suivants:

  • Activités à valeur ajoutée
  • Activités sans valeur ajoutée, mais nécessaires (supportant d’autres activités créant de la valeur)
  • Activités sans valeur ajoutée, ni nécessaire

Ceci résulte en une table comme suit:

tabel 1 FRA

  • Pour les activités dans la première colonne, soyez critique envers la valeur réellement ajoutée par l’activité; tout en considérant les critères de qualité exigés par la clientèle.
  • Pour les activités dans la deuxième colonne, soyez critiques sur la vraie nécessité: est-ce que l’activité est vraiment nécessaire?
  • Pour les activités dans la troisième colonne, laissez-les tomber immédiatement, car elles représentent un gaspillage puisque ne créant aucune valeur.

Flux du processus (flow)

Estimez pour les activités les plus importantes – ou pour toutes les activités du processus – leur temps d’exécution, ainsi que les temps d’attente avant ou entre les activités, et la durée totale de l’exécution du processus. Cela peut donner un aperçu sur le flux au travers du processus; ça vous indiquera également où sont les opportunités d’amélioration. Bien que je reviendrai sur le ‘Process Mining’ en détail plus tard, j’aimerai déjà vous communiquer le grand avantage de cette technologie plutôt récente. Comme l’illustre l’animation ci-dessous, grâce au process mining on peut reproduire l’exécution d’un processus comme il a eu lieu dans la réalité; on peut ainsi identifier plus facilement les ‘bottlenecks’ (goulots). Tout en se basant sur les données réelles, obtenues des systèmes informatique utilisés.

Si vous désirez déjà en savoir plus sur le Process Mining et quels avantages la technologie pourrait fournir pour votre organisation, n’hésitez pas à demander ici un document descriptif gratuit.

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