Automatiseren van procesmodellen

De zesde reden om jouw eigen bedrijfsprocessen goed te kennen: het automatiseren van procesmodellen.

Waarom een proces automatiserenhome_construction_teaser

In geïndustrialiseerde landen zijn systemen meestal goedkoper dan loonkosten.

Bovendien zijn er met de toenemende opleidingsgraad steeds minder mensen bereid om repetitief werk uit te voeren.  Voor dergelijke taken zijn machines, software applicaties, robotten, enz. trouwens betrouwbaarder.  Automatiseren helpt dus ongetwijfeld processen efficiënter te maken; echter op voorwaarde dat het proces efficiënt ontworpen is.

Bezin voor je automatiseert

Het is zinloos om een niet optimaal bedrijfsproces te automatiseren, want dit helpt alleen de zwaktes (fouten, verspillingen, enz.) te versterken, namelijk door de toegenomen volumes.

Error amplifier (2)

Daarom is de kennis alsook de optimalisatie van bedrijfsprocessen (BPR = Business Process Re-engineering of Business Process Redesign) essentieel vooraleer je automatiseert. Dit geldt zowel voor kleine verbeteringen (zoals de automatisering van één of enkele taken binnen 1 proces – door bv. de inzet van een specifieke machine of applicatie), als voor omvangrijke verbeteringsprojecten dat talrijke processen of de hele organisatie impacteert. Zoals bv. de implementatie van een ERP-, een CRM- of een andere bedrijfsbrede software applicatie.

Informatisering

In de blog “Efficiënt en effectief personeelsbeheer” lichtten we reeds het begrip “capabilities” toe. Deze vormen echter ook de basis voor het bepalen van de functionaliteiten van (informatie)systemen. Ongeacht of het om een zelf te ontwikkelen systeem gaat, of om een aan te kopen applicatie (zogenaamde ‘Commercial-off-the-Shelf, afgekort COTS’).

A.d.h.v. hetzelfde voorbeeld illustreren we hoe je de ‘requirements’ (vereisten) voor een informatiesysteem kan afleiden uit een procesactiviteit. We nemen terug de activiteit “Weeg de lading grondstoffen” uit eerdere blogs en beschrijven de vereisten – of ‘requirements’ – voor de capability “Registratie van de gegevens”.

Wat het registratiesysteem (minstens) moet kunnen is:

  • Het inlezen van de gewichten, zeg maar de weeggegevens van de weegbrug. In het diagram preciseren we bovendien welke gegevens: het bruto gewicht en de tarra.
  • Het invoeren van andere gegevens door de gebruiker (via bv. een toetsenbord), zijnde leveranciersgegevens, voertuiggegevens, productgegevens.
  • De opslag van deze beide typen gegevens in de database met weeggegevens.
  • De berekening van het netto gewicht (= brutogewicht – tarra) door het systeem.
  • De mogelijkheid om een goederen ontvangstnota af te drukken met al de gegevens.

Requirements diagram NL (2)

Het bepalen van zo’n requirements voor de automatisering van het proces is doorgaans de taak van een business of functionele analist.

Het hoeft echter geen betoog dat een gedegen kennis van het bedrijfsproces een ‘must’ is om te bepalen welke activiteiten door informatie systemen ondersteund kunnen worden en op welke wijze.

Model gedreven systeemontwikkeling

Processen modelleren heeft in bepaalde gevallen nog bijkomende voordelen. Zo laat BPMN (Business Process Modeling Notation), sinds versie 2.0, toe om vanuit procesmodellen zogenaamde uitvoerbare processen te genereren. Door bv. gebruik te maken van een BPMS (Business Process Management Suite) applicatie, kan je vanuit een goed ontworpen procesmodel het proces vrij snel automatiseren en uitvoerbaar maken.

En hoewel daarbij ondersteuning of tussenkomst van informatietechnologen aanbevolen – lees noodzakelijk – is, heeft deze aanpak een heel belangrijk voordeel. Eenzelfde procesmodel wordt zodoende op éénduidige wijze begrepen door zowel business mensen als door informatie deskundigen die het proces uitvoerbaar maken. Collega’s met een meer business profiel en collega’s met een meer technisch profiel spreken dezelfde taal op basis van één en hetzelfde procesmodel.

Onderstaande engelstalige video illustreert (vanaf 15de seconde) hoe je met een BPMS software vanuit een (BPMN) procesmodel een eenvoudig proces kan automatiseren. Kortom het automatiseren van procesmodellen.

Wil je weten of zo’n BPMS software waarde kan leveren voor jouw organisatie?  Neem dan vrijblijvend contact of stel je vraag via het interactie vak onderaan deze blog.

Bronnen: afbeelding

  • Jimmy Vanasbroeck

    Jean,

    Zeer interessante blogpost! Zaken als die laatste video waarbij je vanuit je procesmodel ook onmiddellijk de code zou kunnen genereren, zijn fantastisch, maar volgens mij niet erg realistisch. Ik denk dan altijd een futuristische visie van hoe het ooit wel eens zou kunnen zijn te zien.

    Om iets dergelijks te implementeren zou je procesbeschrijving zeer gedetailleerd en precies moeten zijn en dan zit je met een functie/rol die ergens tussen een procesanalist en een developer in zit. Gewoonlijk bestaan dergelijke profielen niet in de realiteit en heb je iemand die dicht tegen het proces zit en iemand anders die de programmacode door en door kent. Dat neemt niet weg dat ik bvb. wel geloof in de toegevoegde waarde van SOA en BPEL.

    Heb jij iets als in de video al zien functioneren in de “real world”?

    Met vriendelijke groeten,

    Jimmy Vanasbroeck

    • https://www.effic.be Jean Vercruysse

      Dank voor jouw reactie, Jimmy. Ik heb in 2014 inderdaad een pilootproject begeleid waarbij we zo’n BPMS (nl. Bizagi) gebruikt hebben om heel specifieke processen te implementeren. En zoals je aangeeft, is dit niet door een en dezelfde persoon gerealiseerd. Zowel een analist als IT mensen hebben daar samen aan gewerkt. Het was echter een succes in die mate dat Business én IT heel goed samenwerkten, want beiden werkten vanuit een gemeenschappelijk procesmodel. Daarom geloof ik ook in BPM en SOA als ‘tandem’.

  • Jan Vandewalle

    Beste Jean,
    ik heb met genoegen jouw blogpost gelezen, vanaf het eerste artikel.
    Echt interessant.
    Groeten
    Jan Vandewalle.