De zesde reden om jouw eigen bedrijfsprocessen goed te kennen: het automatiseren van procesmodellen.
Waarom een proces automatiseren
In geïndustrialiseerde landen zijn systemen meestal goedkoper dan loonkosten.
Bovendien zijn er met de toenemende opleidingsgraad steeds minder mensen bereid om repetitief werk uit te voeren. Voor dergelijke taken zijn machines, software applicaties, robotten, enz. trouwens betrouwbaarder. Automatiseren helpt dus ongetwijfeld processen efficiënter te maken; echter op voorwaarde dat het proces efficiënt ontworpen is.
Bezin voor je automatiseert
Het is zinloos om een niet optimaal bedrijfsproces te automatiseren, want dit helpt alleen de zwaktes (fouten, verspillingen, enz.) te versterken, namelijk door de toegenomen volumes.
Daarom is de kennis alsook de optimalisatie van bedrijfsprocessen (BPR = Business Process Re-engineering of Business Process Redesign) essentieel vooraleer je automatiseert. Dit geldt zowel voor kleine verbeteringen (zoals de automatisering van één of enkele taken binnen 1 proces – door bv. de inzet van een specifieke machine of applicatie), als voor omvangrijke verbeteringsprojecten dat talrijke processen of de hele organisatie impacteert. Zoals bv. de implementatie van een ERP-, een CRM- of een andere bedrijfsbrede software applicatie.
Informatisering
In de blog “Efficiënt en effectief personeelsbeheer” lichtten we reeds het begrip “capabilities” toe. Deze vormen echter ook de basis voor het bepalen van de functionaliteiten van (informatie)systemen. Ongeacht of het om een zelf te ontwikkelen systeem gaat, of om een aan te kopen applicatie (zogenaamde ‘Commercial-off-the-Shelf, afgekort COTS’).
A.d.h.v. hetzelfde voorbeeld illustreren we hoe je de ‘requirements’ (vereisten) voor een informatiesysteem kan afleiden uit een procesactiviteit. We nemen terug de activiteit “Weeg de lading grondstoffen” uit eerdere blogs en beschrijven de vereisten – of ‘requirements’ – voor de capability “Registratie van de gegevens”.
Wat het registratiesysteem (minstens) moet kunnen is:
- Het inlezen van de gewichten, zeg maar de weeggegevens van de weegbrug. In het diagram preciseren we bovendien welke gegevens: het bruto gewicht en de tarra.
- Het invoeren van andere gegevens door de gebruiker (via bv. een toetsenbord), zijnde leveranciersgegevens, voertuiggegevens, productgegevens.
- De opslag van deze beide typen gegevens in de database met weeggegevens.
- De berekening van het netto gewicht (= brutogewicht – tarra) door het systeem.
- De mogelijkheid om een goederen ontvangstnota af te drukken met al de gegevens.
Het bepalen van zo’n requirements voor de automatisering van het proces is doorgaans de taak van een business of functionele analist.
Het hoeft echter geen betoog dat een gedegen kennis van het bedrijfsproces een ‘must’ is om te bepalen welke activiteiten door informatie systemen ondersteund kunnen worden en op welke wijze.
Model gedreven systeemontwikkeling
Processen modelleren heeft in bepaalde gevallen nog bijkomende voordelen. Zo laat BPMN (Business Process Modeling Notation), sinds versie 2.0, toe om vanuit procesmodellen zogenaamde uitvoerbare processen te genereren. Door bv. gebruik te maken van een BPMS (Business Process Management Suite) applicatie, kan je vanuit een goed ontworpen procesmodel het proces vrij snel automatiseren en uitvoerbaar maken.
En hoewel daarbij ondersteuning of tussenkomst van informatietechnologen aanbevolen – lees noodzakelijk – is, heeft deze aanpak een heel belangrijk voordeel. Eenzelfde procesmodel wordt zodoende op éénduidige wijze begrepen door zowel business mensen als door informatie deskundigen die het proces uitvoerbaar maken. Collega’s met een meer business profiel en collega’s met een meer technisch profiel spreken dezelfde taal op basis van één en hetzelfde procesmodel.
Onderstaande engelstalige video illustreert (vanaf 15de seconde) hoe je met een BPMS software vanuit een (BPMN) procesmodel een eenvoudig proces kan automatiseren. Kortom het automatiseren van procesmodellen.
Wil je weten of zo’n BPMS software waarde kan leveren voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact of stel je vraag via het interactie vak onderaan deze blog.