De 5 basiselementen van de BPM Levenscyclus

Effics BPM Life Cycle

Dit is de eerste blog van een reeks waarin ik zoveel mogelijk kennis, maar vooral mijn ervaring, met BPM zal delen. Deze blog gaat over de BPM levenscyclus, terwijl de komende blogs dieper zullen ingaan op de 5 basiselementen ervan.

Laat ons eerst vlug een kijkje nemen naar enkele korte verduidelijkingen van wat BPM écht is.

BPM – wat schuilt er achter het acroniem?

Veel te veel mensen associëren BPM met (louter) Business Process Modeling. Wellicht de hoofdoorzaak waarom BPM nog te veel wordt beschouwd als een IT-kwestie eerder dan als een zakelijke kwestie.

Inderdaad, BPM gaat over het Managen van bedrijfsprocessen. Het beheren van jouw business, bedrijf, of organisatie dus, doch op de procesgerichte wijze.

Modelleren is dus enkel een middel, of een tool, om processen te visualiseren. Met andere woorden, om van een abstract en ontastbaar begrip dat een bedrijfsproces is, concreter en zichtbaar te maken.

Betekenis en doel van Bedrijfsprocessen

Inderdaad, Smooth operationsje kan een bedrijfsproces niet vangen met je handen, je kan het noch horen, noch voelen.

Hoewel je veel definities van een bedrijfsproces zal tegenkomen, het komt steeds neer op het beschrijven van hoe het werk georganiseerd wordt, dus wie het best welke taken uitvoert op welk tijdstip (in welke volgorde) en onder welke omstandigheden. Het omvat doorgaans verschillende processtappen, inputs en outputs, de vereiste middelen ter uitvoering, enz.

De BPM levenscyclus

Waarom een cyclus? Omdat BPM over een continue verbetering van jouw bedrijf(sprocessen) gaat. En continue verbetering eindigt, per definitie, nooit.

Je zal veel versies van de BPM levenscyclus terugvinden, hoogstwaarschijnlijk enkele met een ander aantal stappen dan diegene hieronder beschreven. In de paper Gartner’s position on BPM” (2006), telde de beschreven “procesherzieningscyclus” niet minder dan 9 stappen. Naar mijn ervaring, is het aantal stappen in de levenscyclus niet erg relevant. Vele organisaties zouden hun productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verhogen door een erg simpele versie van de BPM levenscyclus toe te passen, zoals degene voorgesteld in deze blog. Je houdt het beter eenvoudig, maar gemakkelijk toepasbaar, dan omgekeerd. Deze 5 basiselementen van de BPM levenscyclus zijn echter essentieel.

1. Process Discovery – of procesverkenning

DiscoverWanneer de processen nooit in kaart gebracht werden, dan is dit de eerste stap die je best zal doen. Het is eigenlijk de “as-is modellering”  van jouw proces(sen) die je – continu – wilt verbeteren. Het is eigenlijk vergelijkbaar met het nemen van een foto van hoe het werk georganiseerd is “zoals het is vandaag” ; vandaar “as-is”.

Misschien besteed je liever niet te veel inspanningen aan het in kaart brengen van deze “as-is” proces(sen), aangezien je wilt focussen op het verbeteren, waardoor deze “as-is” processen snel tot het verleden zullen behoren. Toch raad ik aan dit wel enigszins te doen. Het is inderdaad gemakkelijker om te bepalen hoe en waar de processen verbeterd moeten worden. Vergelijk het met navigatie, of met een GPS: je moet niet alleen jouw bestemming kennen, je kent ook best jouw huidige positie om de weg, of koers, te bepalen die je moet nemen.

Het resultaat, zeg maar de output, van deze process discovery bestaat uit procesdiagrammen, mogelijks met meer gedetailleerde uitleg. Je zal hier meer over lezen wanneer ik dieper inga op deze stap in een volgende blog.

2. Process (re)Design – of proces(her)ontwerpDesign

Dit is de eigenlijke fase van de identificatie van procesverbeteringen: zoals je in een volgende blog zal lezen, kan je vele technieken toepassen die jou helpen om (potentiële) verbeteringen te vinden: van stroomlijnen door het vinden & verwijderen van ‘verspillingen’ in het proces, tot procesautomatisering, bv. digitalisering of robotisering van activiteiten (delen van het proces).

Deze stap resulteert in zogenaamde toekomstige, dikwijls “to-be” processen genoemd, en idealiter ook een stappenplan dat beschrijft hoe deze (her)ontworpen processen in praktijk kunnen worden omgezet; zeg maar een implementatieplan.

Merk dat de ‘re’ van redesign in de titel tussen haakjes staat, aangezien bij het ontwikkelen van een nieuw proces, bv. na het ontwikkelen van een nieuw product of dienst, je wellicht het bedrijfsproces volledig vanaf nul moet uittekenen. Dan gaat het om “Design”. Terwijl bij het verbeteren van een bestaand bedrijfsproces, dit “Redesign” zal zijn.

3. Proces implementatie

Implement

Eens het proces (her)ontworpen is, wordt het tijd om dit in de praktijk om te zetten, zodat het klaar is om uitvoerbaar en uitgevoerd te worden. Bemerk dat na implementatie, het herontworpen proces de nieuwe “as-is” versie zal worden.

Procesimplementatie omvat de verandering (en beheer ervan) om de transformatie uitgevoerd te krijgen, en vereist dus duidelijke communicatie naar alle procesbelanghebbenden toe. O.a. het waarom van de transformatie uitleggen, wat van hen wordt verwacht, enz. Het vereist dus een solide ondersteuning en coördinatie om mensen te helpen “hun weg te vinden” in het veranderde proces.

4. Proces monitoringMonitor

Wanneer je jouw bedrijf(sprocessen) continu wilt verbeteren, moet je meten hoe goed de uitvoering van de processen gebeurt: werpen de geplande verbeteringen hun vruchten af? Zijn er bottlenecks of mogelijke nieuwe opportuniteiten tot verbetering?, enz.

Procesindicatoren of maatstaven, idealiter gerelateerd aan hogere KPI’s (Key Performance Indicatoren), zijn goed gangbare middelen om de proceseffectiviteit en -efficiëntie te meten, zoals geïllustreerd in deze voorgaande blog.

Aangezien processen veelal diverse organisatie-eenheden – alsook functionele afdelingen – doorkruisen, wordt procesmonitoring het best uitgevoerd door eenzelfde persoon of team die een holistische visie heeft op het volledige proces. Dit wordt meestal de proceseigenaar genoemd.

5. Process governance

Hoewel dit geen stap is in de levenscyclus, is hij niet minder belangrijk voor een succesvolle organisatie-brede toepassing van BPM.

GovernanceProcess governance kan gedefinieerd worden als “de activiteiten betreffende het formuleren, introduceren, controleren van de toepassing (incl. de herziening) van beleidslijnen, richtlijnen, regels, procedures, instrumenten en technologieën die BPM praktijken binnen de organisatie gidsen en sturen.”

Met andere woorden faciliteert het en stuurt het de uitvoering van BPM. Vooral wanneer je BPM op een samenhangende manier wil toepassen in jouw volledige organisatie, is process governance eveneens essentieel.

Eén van de risico’s van het ontbreken van process governance is bijvoorbeeld dat één organisatie-eenheid verschillende (BPM) methodes en tools gebruikt dan een andere eenheid. Op deze manier, kan BPM zelf de oorzaak worden van silo’s, terwijl één van BPM’s hoofddoelen net erin bestaat om functionele silo’s te doorbreken.

Beeld je bijvoorbeeld in dat in een deel van jouw organisatie men BPMN-diagrammen gebruikt om te modelleren, terwijl een andere deel EPC-diagrammen, of zelfs verschillende tools (zoals modelleringssoftware) gebruikt. Kan je je voorstellen welke uitdaging dit kan creëren wanneer deze 2 organisatie-eenheden bedrijfsprocessen in kaart gaan brengen die beide organisatie eenheden doorkruisen? Dit is spijtig genoeg soms de realiteit – een situatie die ik zelf meerdere keren heb meegemaakt in grote organisaties.

De belangrijkste rollen van process governance zijn

  • BPM activiteiten gidsen of (be)sturen, alsook
  • op coherente wijze de kloof dichten tussen de bedrijfsstrategie en de uitvoering ervan, alsook deze te aligneren, en
  • de productiviteit doen stijgen en (nog meer) waarde creëren

Enkele verdere beschouwingen

How manyNiet noodzakelijk 4 stappen of 5 elementen

Merk op dat je veel diverse versies van de BPM levenscyclus zal tegenkomen, vaak met meer dan deze 4 stappen of 5 elementen; in zulke gevallen, is het meestal een verdere opsplitsing van de 4 basisstappen, al dan niet met het deel process governance.

Process discovery – niet echt een deel van de cyclus

Bemerk ook dat eens je de cyclus voor de eerste keer hebt doorlopen voor een proces, terwijl je verdergaat naar de volgende cyclus (2de, 3de, enz.), je dan de procesverkenning kan overslaan. Inderdaad, in dit geval zal de bron voor verbeteringsopportuniteiten eerder de procesmonitoring stap zijn (uit vorige cyclus). En de “as-is” processen, in dit geval, zijn deze die reeds eerder geïmplementeerd en uitgevoerd werden, van welke je reeds de modellen kent. Er is dus geen “verkenning” meer nodig.

BPM levenscyclus en Lean’s PDCA

In deze blog, vermelde ik de gelijkenis tussen de BPM levenscyclus en andere frameworks voor continue verbetering. Onder andere, de Deming cirkel, ook gekend als de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cirkel.

Hoewel er geen 1 op 1 relatie is tussen de stappen van elke cyclus, zijn er wel interessante gelijkenissen om te vermelden. Hier volgt een poging om beide te vergelijken:

Plan

De stap “plan” is eigenlijk gelijkaardig aan de stap proces (re)design, mogelijks ook inclusief de (éénmalige) procesverkenning. Inderdaad, in beide gevallen plan je hoe je jouw processen of activiteiten kunt verbeteren.

Do

Deze stap is goed te vergelijken met de procesimplementatie, aangezien je uitvoert wat je hebt gepland in de voorgaande stap, nl. het (verbeterings)plan concreet realiseren.

Check

In deze stap, net als in BPM’s procesmonitoring, controleer je of het proces conform uitgevoerd wordt ‘zoals ontworpen’ (of zoals gepland). En vooral, je kijkt tevens hoe je verder (nieuwe) potentiële verbeteringen aan het proces kan brengen.

Act

PDCA

Op het eerste zicht, lijkt deze stap niet echt expliciet te vergelijken met één van de stappen van de BPM levenscyclus. Het gaat over de beslissing om te handelen, gebaseerd op de verschillen tussen wat je gepland had te bereiken en wat je uiteindelijk waarneemt gedurende de Check fase.

Wanneer je de BPM levenscyclus toepast zoals hij toegepast hoort te worden – nl. continu doorgaan met de volgende stap van de cyclus – ga je systematisch “handelen” (Act) door een nog beter bedrijfsproces te herontwerpen.

Je kan dus beschouwen dat de beslissing om “naar de volgende cyclus door te gaan” overeenkomt met de Act van de PDCA-cirkel.

In volgende blogs (niet noodzakelijk de volgende), zal je in meer detail lezen hoe je kan starten met BPM. Dit zal worden geïllustreerd aan de hand van praktische voorbeelden “uit de praktijk”. Hoewel process discovery – of procesverkenning – slechts één keer zou moeten plaatsvinden voor een specifiek proces wanneer je BPM in ‘continue modus’ toepast, blijkt het zeer vaak een behoorlijke drempel te zijn voor vele organisaties om met BPM te beginnen. Terwijl het – zoals je zal zien – helemaal geen ‘rocket science’ is.

Wat is jouw ervaring met BPM – of andere methodes voor continue verbetering – in jouw organisatie? Of heb je tot nu toe vragen of bemerkingen over de BPM levenscyclus? Deel jouw ervaring, bemerkingen of vragen via onderstaand vakje Reacties

P.S.: Als je deze informatie nuttig vond, aarzel dan niet om ze te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!