11 procesmodellering best practices

Business Process Modeling best practices

In de voorgaande blog, heb je gelezen hoe je jouw bedrijfsprocessen kan verkennen – meer bepaald hoe ze te identificeren – wanneer je deze nooit eerder in kaart gebracht hebt.

Deze blog onthult 11 procesmodellering best practices om jouw bedrijfsprocessen effectiever te modelleren, onafhankelijk van de modelleringsnotatie die je wenst te gebruiken – bv. BPMN, EPC, UML activity diagrammen, enz.

Inderdaad, dergelijke notaties vertellen je niet hoe je procesmodellen kan maken die effectief zijn in hun primaire doel, voornamelijk het maximaliseren van een gemeenschappelijk begrip over hoe het werk georganiseerd is (“as-is”) of zou moeten zijn (to-be).

Merk op dat onderstaande best practices niet enkel bruikbaar zijn voor procesverkenning, maar ook voor proces (re)design.

1. Procesniveaus zorgen voor heldere modellen

Aangezien je effectief wilt zijn in het toepassen van BPM, heb je nood aan procesmodellen die gemakkelijk te begrijpen zijn, dus zeer leesbaar en interpreteerbaar, vooral door non-geeks, zeg maar bij de gewone man of vrouw.

Hoewel spaghetti diagrammen misschien waardevol zijn om  Lean verspillingen te identificeren, wil je het werk in jouw organisatie zeker niet ontwerpen aan de hand van spaghetti-achtige procesmodellen, welke door niemand worden gelezen – laat staan begrepen.

Dit is waarom het modelleren van processen voor een gehele organisatie op verschillende niveaus van detail (of abstractie) gebeurt; waarbij je kan in- en uitzoomen, net zoals met Google maps. Het hoogste (meest abstracte) niveau is de “waardeketen”, van waaruit je niveau per niveau kan inzoomen tot aan het “atomair” niveau. Dit is het niveau waar je de activiteiten niet verder meer kan – of hoeft te – splitsen.

Een gemakkelijke vuistregel is om niet minder dan 5, en niet meer dan 15 activiteiten (processtappen) te hebben in een procesmodel. Met minder dan 5Vergrootglas, zou je moeten overwegen om deze enkele activiteiten toe te voegen aan een ander proces, hetzij op hetzelfde niveau, hetzij aan een proces op een hoger niveau. Terwijl een model met meer dan 15 stappen best vereenvoudigd wordt door subprocessen te gebruiken en zodoende activiteiten naar een lager niveau van detail te brengen. Of door het model simpelweg in 2 te splitsen – of eventueel zelfs in meer dan 2.

Op z’n minst moet je er rekening mee houden dat wanneer je een model print op papier, de lezers geen vergrootglas nodig zullen hebben. 

2. Atomaire processtappen (Taken of Activiteiten)

In de paragraaf identifieer atomaire activiteiten en functionaliteiten van deze blog, heb ik reeds uitgelegd wat atomaire activiteiten of taken zijn en hoe deze eruit zien. Laten we nu bekijken waarom dit belangrijk is.

Gekoppeld met bovenstaande paragraaf (over procesniveaus), helpen atomaire taken om de juiste granulariteit van werk te beoordelen, zodat je weet of je het werk al dan niet verder moet opdelen in meer eenheden, zoals sub-processen of activiteiten.

Inderdaad, als een processtap eigenlijk nog meerdere atomaire taken omvat – zoals het voorbeeld “solliciteer voor de job” in de vermelde voorgaande blog -, dan is het te grofkorrelig. Wat betekent dat het eigenlijk een (sub)proces is dat nog verder kan worden opgesplitst in meerdere kleine stappen. En als je volledig wil zijn bij het modelleren – bijvoorbeeld wanneer je alle mogelijke functionaliteiten moet identificeren voor een nieuw informatiesysteem -, dan kan je maar beter elke taak op atomair niveau kennen.  Dit betekent dat je elk (sub)proces moet opsplitsen in zijn atomaire componenten.

Aan de andere kant, kan een activiteit of taak ook te fijnkorrelig zijn, wat betekent dat het onnodig is om verder op te splitsen en er dus ongewenste complexiteit in het model gecreëerd wordt. Zoals dat het geval kan zijn bij een verdere opsplitsing van een taak zoals “vul het inschrijfformulier in” terwijl dit eigenlijk door één en dezelfde persoon in één keer kan worden uitgevoerd.

3. Start namen van activiteiten met een werkwoord

Een bedrijfsproces beschrijft hoe het werk moet – of zou moeten – worden georganiseerd. Dus, processtappen stellen iets voor dat moet gedaan worden door iemand of door een systeem. Vandaar dat een werkwoord vanzelfsprekend is om zo’n activiteit te beschrijven.

Starting with verbOm de kans te verhogen dat de processtappen atomair zijn, begin je beter de benaming van een activiteit met een werkwoord, dan gevolgd door het bijbehorende (lijdend) voorwerp. Bv. lees de handleiding, of extraheer een rapport, enz.

Inderdaad, als de processtap niet door 1 uniek werkwoord met zijn bijhorend voorwerp kan genoemd worden, kan dit een indicatie zijn dat je het waarschijnlijk beter opsplitst. Tenzij er een tweede werkwoord is dat de ‘logische extensie’ van het eerste vormt. Bijvoorbeeld: vervolledig en print het formulier : wanneer beide acties (quasi) samen worden uitgevoerd door eenzelfde persoon, dan kunnen 2 werkwoorden gebruikt worden voor eenzelfde activiteit.

4. Beperk het aantal types symbolen in een procesdiagram

More than 60 event types

Tenzij je “modelleert voor uitvoering” – dit betekent een procesmodel tekenen dat een uitvoerbare applicatie zal genereren – zal het gebruik van een eerder beperkt aantal symbolen het gemakkelijker maken voor de lezer. Vooral wanneer je die modellen gebruikt voor communicatie met mensen uit de business die minder affiniteit hebben met modelleringsnotaties.

Zoals hier rechts geïllustreerd, telt BPMN niet minder dan 60 verschillende event symbolen (dit is nog maar één van de vele symbooltypes). Doorgaans gebruik ik zelden meer dan een 10-tal symbolen voor procesmodellen. Behalve bij het modelleren van processen ‘voor uitvoering’, waarvoor je dan accurater moet zijn.

5. Wat modelleren: activiteiten, gebeurtenissen, gateways,…?

Wanneer je een “brown paper workshop” hebt (zie ook punt 9 hieronder), gebruik ik rechthoekige post-its die de processtappen (activiteiten of taken) voorstellen en vierkante post-its op 45° geplakt die de gateways voorstellen. En heel vaak, is dit voldoende om het procesmodel te verkrijgen; op z’n minst de eerste – zeg maar klad – versie.

Voor het procesontwerp van een nieuw product of dienst, vraag ik zelfs vaak aan de participanten om enkel de processtappen op te kleven, bij voorkeur in de (chrono)logische volgorde. Het verrijken van het model met de gateways, gebeurtenissen (‘events’) en andere symbolen gebeurt dan later, naarmate het inzicht vordert en alles duidelijker wordt.

6. Hou (complexe) bedrijfsregels apart wanneer mogelijk

Veel te vaak, gebruiken modellers zogenaamde gateways om complexe bedrijfsregels weer te geven. Hoewel gateways de proceslogica uitdrukken, gebruik je ze inderdaad best voor eerder eenvoudige regels.

Een vuistregel hiervoor is, van zodra je vele opeenvolgende gateways hebt, zoals de 5 opeenvolgende gateways in de eerste afbeelding hieronder, je jezelf best afvraagt of je niet eerder een bondigere, doch duidelijkere weergave gebruikt – zoals bijvoorbeeld een beslissingstabel.

Een ander argument is dat bedrijfsregels meer “volatiel” zijn dan het proces zelf. Dus, wanneer je de regel “buiten” het model houdt, vermijd je om telkens het model (behoorlijk) te veranderen, en zal je daarentegen enkel de beslissingstabel – of het business rule management systeem – moeten aanpassen.

explicit rule diagram EN

Bovenstaand voorbeeld illustreert de regels die moeten worden toegepast bij een leasemaatschappij. De 5 bedrijfsregels worden vrij expliciet in het procesmodel zelf weergegeven (overeenkomstig de 5 gateways). Terwijl je hieronder hetzelfde voorbeeld vindt, waar de regels echter opgenomen zijn in een beslissingstabel.

De bedrijfsregels zijn als volgt: de aanvaarding om activa (‘assets’) te leasen door een klant hangt af van 5 verschillende criteria. De aanvaarding zal automatisch gebeuren wanneer

  • de waarde van het actief dat wordt geleased minder Decision table ENis dan 5.000
  • er geen (betaling) incidenten waren met de klant in het verleden
  • de cash flow / schuldratio van de klant groter dan 1 is
  • de laatste balans werd gepubliceerd binnen de voorbije 2 jaar
  • het bedrijf al langer dan 4 jaar bestaat

implicit rule diagram EN

Wanneer de regellogica in een beslissingstabel wordt geëxtraheerd, ziet het diagram eruit zoals hier links afgebeeld. Een beetje eenvoudiger, niet? Let op de enige gateway, die enkel de finale mogelijke uitkomsten van de beslissing weergeeft: ofwel automatisch, ofwel manueel.

7. De kracht van (swim) lanes

Hoewel sommige notaties geen gebruik maken van swim lanes, gebruik ik deze persoonlijk altijd wanneer mogelijk. Vooral wanneer je vele proces actoren hebt, en eenmaal het proces vrij duidelijk wordt. Wanneer je lanes gebruikt, kan de lezer onmiddellijk zien hoe het werk georganiseerd wordt – of zal worden. Inderdaad, het gebruik van lanes laat je toe om onmiddellijk te herkennen wie verondersteld wordt wat te doen en wanneer (d.i. waar in het model).

Zien wanneer de pijl (= de workflow) van de ene lane naar de andere overgaat, geeft een duidelijke indicatie aan van een overdracht, nl. werk of output, dat van de ene persoon – of team – naar de volgende gaat. En zo’n overdracht is vaak een bron van (mogelijke) verbetering, zoals betere communicatie of een betere kennis van de verwachtingen (door de “neerwaartse klant”).

In sommige gevallen, bv. wanneer het proces nog troebel is in de gedachten van de workshop-deelnemers, kan je beter de swim lanes negeren. Zodoende voorkom je dat er blokkades zijn gedurende de modelleeroefening. Je kan overwegen om het proces mét swim lanes in een latere instantie te hermodelleren, eenmaal het allemaal duidelijker wordt.

8. Individuele interviews, of workshops?

Enkele voordelen van individuele interviews zijn:

  • Je bent zeker dat iedereen deelneemt; in een grotere groep is er het risico dat slechts één – of enkele – persoon, de workshop zal domineren. Wat vanzelfsprekend niet zal gebeuren wanneer je de personen individueel interviewt. Dus zal je meer zekerheid hebben dat het resultaat, d.i. het procesmodel, vollediger en meer ‘gedragen’ zal zijn en dat iedereen werkelijk bijdroeg.
  • Hogere efficiëntie voor de geïnterviewden. Je vermenigvuldigt de tijdsconsumptie niet: 1 uur interview is 1 uur consumptie voor alle geïnterviewden. Daarentegen binnen een workshop met 6 deelnemers, betekent 1 uur workshop 6 uren tijdsconsumptie voor alle deelnemers samen. Hoewel op het eind, aangezien je iedereen apart moet interviewen, het verschil voor discussie vatbaar is. De modeller die de interviews faciliteert spendeert dan inderdaad beduidend meer tijd.

Voordelen van workshops zijn: Brown paper workshop

  • Je krijgt een soort van kruisbestuiving van ideeën en meer teamdynamiek, wat later behulpzaam kan zijn om “alle neuzen in dezelfde richting” te krijgen. Dit kan later -bv. bij het implementeren van een to-be bedrijfsproces -, de ‘weerstand tot verandering aanzienlijk verlagen.
  • Workshops zijn gemakkelijker om overeen te komen betreffende een gemeenschappelijke visie. Wanneer het enkel blijft bij individuele interviews, kan de modeller het risico lopen om van het kastje naar de muur te worden gestuurd.
  • Omdat processen heel vaak cross-departementaal of cross-functioneel zijn, kan het samenbrengen van personen van deze verschillende departementen – die misschien elkaar zelfs nog niet eens kennen – erg voordelig zijn. Vooral omdat ze verondersteld worden samen te werken en samen te denken voor ‘een hoger doel’ – de doelstellingen van de organisatie. Het begrijpen van elkaars uitdagingen helpt vaak om inefficiënties te identificeren en te verwijderen.

Mijn persoonlijke ervaring en aanbeveling is dat je beter start met individuele interviews om zoveel mogelijk op voorhand te ontdekken. En je eindigt best met een workshop om een gezamenlijk overeengekomen procesmodel te bereiken. Hoewel ik ook reeds het omgekeerde heb toegepast: beginnen met een groepsworkshop, en finaliseren met één of meerdere personen, voornamelijk wanneer het gaat over het aanpassen van specifieke activiteiten (processtappen) in een reeds goed uitgewerkt procesmodel – voor de ‘final touch’, zeg maar.

9. Live modelleren of (bruin) papier met post-its?

Met live modelleren, bedoel ik het modelleren rechtstreeks in de modelleer (software) tool in het bijzijn van de deelnemer(s). Dit heeft volgend voordeel:

  • efficiëntie: je hoeft niet te modelleren in de software ‘vanaf een wit blad’ na het interview of een workshop, aangezien je het onmiddellijk deed in de tool. Hoewel je heel waarschijnlijk de modellen toch nog zal moeten verfijnen na de workshop – of interview.

Aan de andere kant, heeft het gebruik van bruin papier & post-its andere voordelen:

  • je bent niet gebonden aan modelleringsbeperkingen; dit is vooral geschikt in het begin, nl. wanneer het proces nog te troebel is in de gedachten van de deelnemers.
  • je kan een (nog) grotere persoonlijke betrokkenheid krijgen van de deelnemers, bijvoorbeeld door hen te vragen om ‘hun’ post-its zelf op het kladpapier te kleven. Vanuit een psychologisch perspectief, is dit zinvol om mensen te stimuleren (meer) bezit te nemen van “hun” proces. Dit kan je moeilijk doen terwijl je live modelleert met software…
  • voor de modeller zelf, kunnen live modelleer tools een focusuitdaging vormen, vooral wanneer dezelfde persoon de rol van facilitator en van modeller speelt.

Brown paper model

Hier is mijn persoonlijke ervaring & aanbeveling: live modelleren is zeker interessant wanneer je een procesdiagram voltooit dat al redelijk “stabiel” is, eerder dan wanneer je nog van niets moet beginnen.

Om live te modelleren, is het ook aan te raden dat de deelnemers een voldoende kennis hebben van de modelleernotatie, zodat ze voldoende kritisch kunnen zijn om tot de finale (dus de algemeen overeengekomen) versie te komen.

Wanneer de modelleerapplicatie dwingt om semantische regels te respecteren – waarbij je dan met modelleringsbeperkingen geconfronteerd wordt -, kan het uitdagender zijn om live te modelleren, aangezien je de focus zal moeten leggen op zowel het (semantisch) correct modelleren als op de juiste interpretatie van input van de deelnemers. Het voordeel is echter dat wanneer je met modelleren klaar bent, je dan vrij zeker bent dat het procesmodel af en correct is.

10. Tekstuele beschrijving of niet?

Een tekstuele procesbeschrijving, voornamelijk wanneer het gecombineerd is met het overeenkomende procesmodel, is krachtig omdat het helpt om misinterpretatie van het model uit te sluiten, meer bepaald wanneer de kennis van de modelleernotatie eerder pover is binnen de organisatie, of wanneer het model redelijk complex is.

Onderschat echter de tijd inspanning niet die nodig is om het proces correct tekstueel te beschrijven. Daarom schrijf ik zelden een procesbeschrijving voor een as-is model, aangezien het meestal snel vervangen wordt door een nieuwe versie. Voor een to-be model dat goed gerespecteerd moet worden door vele actoren, probeer ik het echter wél te doen zodat er geen excuses zijn voor misverstanden.

11. Deel de modellen en stimuleer samenwerking

Sharing & collaborating

Eens je een proces hebt gemodelleerd, deel het dan met alle personen die betrokken waren bij het modelleren. Nog beter: deel het ook met elke belanghebbende, zelfs diegene die niet deelnamen aan de modelleeractiviteiten.

Nodig deze personen ook uit opdat zijn hun mening zouden geven over het bedrijfsprocesmodel waarbij ze betrokken zijn. Zoals je zal lezen in verdere blogs, is dit een waardevolle bron van ideeën voor continue (proces)verbetering.

Moderne en behoorlijk volwassen BPM-software applicaties hebben zulke samenwerkingsfunctionaliteiten. In het geval jouw organisatie over dit soort software niet beschikt, dan kan je wellicht een ‘eenvoudig’ intranetportaal overwegen. Of nog gemakkelijker of goedkoper : een specifiek ‘shared drive’ – bv. een Google drive of gelijkaardig – waar je de procesmodellen publiceert, inclusief hun eventuele (tekstuele) beschrijving. Dit, samen met een specifieke functionele mailbox, waar procesbelanghebbenden hun suggesties tot verbetering naar kunnen richten, kan ook al wonderen doen.

Deel alsjeblieft jouw bevindingen, mening of ervaring met bedrijfsproces verkenning – of BPM in het algemeen – via onderstaand vak Reacties, en ontvang een pakket met hoge en professionele, leerrijke video’s over BPMN.

P.S.: Als je deze informatie nuttig vond, aarzel dan niet om ze te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!