Procesgebaseerde Business Cases

Business Case - Banner 2Business Cases en hun uitdaging

Elke goede zakelijke beslissing die genomen wordt vooraleer te investeren in een nieuwe dienst of product, zou een positieve business case” moeten vereisen. Zo zou het ook moeten zijn voor een beslissing ter verbetering aan een bestaande bedrijfssituatie – bv. een automatiseringsproject. Om het even welke middelen die geïnvesteerd worden voor een verbeteringsproject of voor het ontwikkelen van een nieuwe dienst, zouden zichzelf moeten terugbetalen in een afzienbare toekomst. Tenminste wanneer je jouw bedrijf winstgevend of duurzaam wilt houden op de langere termijn.

Voor diegenen die nog niet zo bekend zijn met business cases, de essentie – of zeg maar de gouden regel – van wat een ‘positieve business case‘ genoemd wordt, bestaat erin dat de baten ten gevolge van een beslissing, de kosten overstijgen. Dus zowel de investering alsook de recurrente kosten. Idealiter, rekening houdende met interestvoet voor de verschillende jaren, door bv. het toepassen van de Netto Courante of Contante Waarde (ook bekend als Net Present Value). Deze blog focust op het vinden van meer accurate bedragen achter de kosten en de baten.

EstimationAangezien niemand met volle zekerheid en 100% accuraatheid de toekomst kan voorspellen, bestaat een business case natuurlijk uit het inschatten van deze kosten en baten. Echter, hoe meer accuraat de inschatting, hoe groter de kans dat je jouw organisatie succesvol (winstgevend) zal leiden.

Ik heb inderdaad al (te) vaak meegemaakt dat business cases eerder een wilde gok zijn dan een goed gefundeerde raming. Daarom deel ik graag een aantal inspirerende inzichten in hoe de kennis van het bedrijfsproces kan bijdragen tot de evaluatie van kosten en baten, en dus hoe het helpt om de waarde van de business case nauwkeuriger vast te stellen.

Een eenvoudige, toch betrouwbare methode

Eigenlijk rust de procesgebaseerde methode op het eenvoudige principe dat…

…activiteiten geld kosten…

Costs

Hoewel ik reeds “activity-based costing” aanhaalde in deze blog over waardecreatie, zal ik het simpel houden: elke activiteit – dus elke stap in het proces – kost geld.

Voor een dienstenorganisatie – voornamelijk in westerse landen met relatief hoge lonen – is de grootste kost veelal de tijd die werknemers besteden aan de uitvoering van de activiteit. Voor meer geautomatiseerde taken, kan het gebruik (of de afschrijving) van eerder dure machines of robots – of soft- en hardware -, ook een aanzienlijke kost vertegenwoordigen.

Terwijl voor productiebedrijven grondstoffen, energie, afval, enz. ook een significante activiteitsgerelateerde kost kunnen vertegenwoordigen.

…terwijl bedrijfsprocessen waarde creëren

Adding valueVanzelfsprekend, houdt het hoofddoel – eigenlijk het enige doel – van een bedrijfsproces in het voorzien van waarde voor klanten. Ongeacht of het om consumenten, om andere bedrijven of organisaties, of om burgers gaat; of zelfs om interne klanten binnen de eigen organisatie.

Ironisch genoeg, terwijl activiteiten een kost omvatten, zijn ze tevens een potentiële bron van baten voor de business case, zoals je hieronder zal lezen.

Inschatten door het gebruik van proceskennis

Laten we nu concreter bekijken hoe process management – of op z’n minst proceskennis – jou kan helpen bij het inschatten van de kosten en baten op een (meer) gefundeerde manier.

Kosten

Kosten vinden hun oorsprong in elk middel dat nodig is voor de uitvoering van processtappen (= activiteiten). Middelen kunnen o.a. zijn:

  • grondstoffen of halffabrikaten, ofwel gekocht ofwel intern geproduceerd
  • machines (& robots), systemen (incl. informatie systemen) – deze zijn meestal investeringen die afgeschreven worden
  • menselijk kapitaal – niet alleen lonen, maar ook HR-gerelateerde aspecten zoals veiligheid, training, …
  • tijd – meestal één van de duurste middelen; ‘time is money’ is zeker toepasbaar bij het uitvoeren van bedrijfsprocessen
  • energie, water,
  • enz.

Baten

We kunnen 2 grote types baten onderscheiden om een business case in te schatten: besparingen en toegevoegde waarde.

Besparingen
Decreasing Costs

Wanneer het op bedrijfsprocesverbetering aankomt voor een bestaande dienst of product, zullen baten vaak besparingen zijn, dus een daling van de huidige kosten.

Toegevoegde waarde

Anderzijds, een nieuwe dienst of product – of een verbetering ervan (enhancement) – betekent dat de onderliggende processen nieuwe of meer waarde creëren. In dit geval, bevat de inschatting van de baten voornamelijk de inschatting van de (gestegen) waarde van de (ver)nieuw(d)e dienst of product; zeg maar de waardestijging van de proces output.

Deze waardebepaling gaat eigenlijk eenvoudigweg om het evalueren van de marktwaarde van de dienst of product dat je ofwel aan klanten zou verkopen (bv. voor een primair proces), of dat je zou kunnen kopen van een leverancier (voor een ondersteunend of puur intern proces).

Besparingen zijn integendeel meestal omslachtiger en tijdrovender om grondig geschat te kunnen worden. Daarom focussen onderstaande voorbeelden op het besparingsgedeelte van een business case.

Voorbeelden van business cases bij automatisering

Onderstaande vereenvoudigde voorbeelden illustreren het principe van de procesgebaseerde inschatting voor een automatiseringsbeslissing met het oog op ondersteuning van financiële processen. Omdat deze processen volledige dienstgericht processen zijn (nl. uitgevoerd door kenniswerkers), is het aanvaardbaar om te veronderstellen dat het meest relevante en kostbare middel de tijd is die benodigd is door de werknemers om de activiteiten uit te voeren. De geschatte baten (besparingen) zijn dus tijd gebaseerd, en vertaald naar VolTijdse Equivalenten (VTE) of FTE (Full-Time Equivalents). Gebaseerd op het salaris van de respectievelijke werknemers, is het vervolgens gemakkelijk om te zetten in elke munteenheid.

1. Debiteuren (Accounts Payable) proces

Accounts Payable process

Dit voorbeeld illustreert het belang om rekening te houden met het transactievolume: hoewel de tijdsbesparing voor de meeste processtappen niet spectaculair is (minder dan 1 minuut voor de meeste), resulteren de besparingen op jaarbasis in meer dan 2 FTE’s. Vooral dankzij het groot aantal keren dat het proces wordt uitgevoerd, zeg maar dankzij het hoge transactievolume (70.000 per jaar).

Accounts Payables process Benefits

Voor zij die zich afvragen welke formule achter deze berekeningen schuilt, licht ik het even toe voor de 0,97 FTE voor de eerste stap in het proces:

Als de werker momenteel 90 seconden nodig heeft om een factuur aan te maken in het systeem, terwijl dit met het nieuwe systeem nog slechts 10 seconden duurt, betekent dit een tijdsbesparing van 80 seconden. Deze 80 seconden resulteren in 80/3600 = 0,02222… uren. Gebaseerd op 8 werkuren per dag en 200 werkdagen per jaar, delen we 0,02222… door 8 en vervolgens door 200, wat resulteert in een heel kleine FTE-besparing, of 1,38888E-5 FTE. Echter, deze taak wordt 70.000 keer per jaar uitgevoerd, dus komen we bijna aan 1 FTE (0,97 om precies te zijn).

Natuurlijk kunnen ook andere kostenbesparingen worden beschouwd voor zo’n proces. Denk bijvoorbeeld maar aan boetes die jouw organisatie moet betalen aan leveranciers wegens te late betalingen. Als je het proces zodanig consequent ontwerpt dat je een waarschuwing krijgt, een aantal dagen vooraleer de uiterste betaaldatum, kan je deze boetes vermijden. Het inschatten van deze kostensoort is natuurlijk geen moeilijke wetenschap: beschouw hoeveel boetes jouw organisatie heeft moeten betalen in het verleden voor deze late betalingen.

2. Jaarafsluiting proces

Beeld je onderstaand jaarafsluiting proces in. Dit is een proces dat normaliter slechts één keer per jaar wordt uitgevoerd.

Year end process-2

Vanuit onderstaande matrix kan je concluderen dat de besparingen dankzij de digitalisering van sommige processtappen hoog zal zijn, gegeven de buitengewoon hoge tijdbesparingen voor deze processtappen (zoals 20 in plaats van 1800 seconden). Echter, aangezien dit proces slechts één keer per jaar plaatsvindt, is de uiteindelijke, totale, besparing eerder verwaarloosbaar – niet eens 1/1.000 van een FTE.

Year end process benefits

Processimulatie & Process mining

Processimulatie tools kunnen nuttig zijn bij de inschatting van hoe procesveranderingen kunnen leiden tot baten en kosten. Deze zijn meer geavanceerd dat de eerder eenvoudig matrix die hierboven werd geïllustreerd, en laten je toe de baten (of verliezen) ten gevolge van procesveranderingen meer dynamisch in te schatten.

Het is echter nog beter wanneer je jouw inschatting kan baseren op echte gegevens. Dat is waar process mining heel interessant is, met het oog op business cases. Vooral wanneer je over event logs beschikt die een timestamp hebben van zowel de starttijd van de activiteit én van de eindtijd van dezelfde activiteit ; zoals hieronder afgebeeld.

2 Timestamps of same task

In zo’n geval, kan je inderdaad de werkelijke (op feiten gebaseerde) tijden berekenen voor elke activiteit die in het verleden werd uitgevoerd. Veronderstel dat je zo’n event logs hebt voor vele duizenden procesinstanties (transacties) zoals geïllustreerd in het hierboven beschreven debiteurenproces. Dan wordt jouw business case nog accurater, aangezien de huidige kosten dan of de feiten berekend worden, in plaats van ingeschat.

Wat is jouw ervaring met business cases? Heb jij ooit zo’n procesgebaseerde business case inschattingen – of een gelijkaardig aanpak – gebruikt? En zo niet, zou je het interessant vinden om het toe te passen? Of wil je graag nog meer voorbeelden ontdekken? Deel jouw wensen, mening of ervaring in onderstaande vak “Reacties” en ontvang een onderzoeksrapport over processimulatie tools.

P.S.: Aarzel niet om deze blog te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twittervolgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!